Корпоративный портал: зачем он нужен и как помогает HR-департаменту

Корпоративный интранет-портал — это онлайн-пространство для общения сотрудников, хранения информации и ускорения рабочих процессов. Там хранятся обучающие материалы, руководства, документы, и есть целая «соцсеть» для коллег. Как Битрикс, но закрытый и заточен под вашу организацию.

Наличие корп портала помогает сплотить коллектив, даже если он состоит из удалённых и офисных работников. А еще это мощный инструмент для HR-департамента. Он облегчает найм, интеграцию, оценку сотрудников. В статье подробно разберем, как разработать корпоративный интранет и почему за этим будущее.

Цели разработки корпортала

В зависимости от ваших целей будет меняться набор функций и возможностей корп портала. Например, он может использоваться для общения, хранения информации, обмена данными между отделами и т.д. Основные цели разработки корпоративного портала это:

Создание единой точки входа — во всех смыслах. Во-первых, там происходит интеграция новых сотрудников. Но и остальные начинают рабочий день именно с корпортала. Там всё, что нужно: документы, дедлайны, выход на вспомогательные приложения, контакты клиентов. Это делает работу более организованной и эффективной, даже если кто-то в офисе в Москве, а кто-то на Бали.
Гарантия безопасности. Раскрытие конфиденциальных сведений недопустимо для бизнеса. Intranet портал надежно защищает данные от несанкционированного использования, плюс защищает сервера от внешних сетей.
Персонификация. Членам команды предоставляется определенный уровень доступа. Например, экспедитор может посмотреть только те документы, которые связаны с трансфером, а руководителю доступен весь функционал.
Преимущество при найме и интеграции. Простой в освоении корпортал — козырь в руках работодателя. Это позволит быстрее интегрировать новых сотрудников и покажет, что компания заботится о своих работниках и хочет сделать их работу более удобной.

После того как компания определится с целями создания интранета, наступает этап подготовки к разработке. «Оцифровывать» офис можно только тогда, когда бизнес-процессы налажены. Например, если вы привыкли вести клиентские базы в бумажном виде — предстоит полностью менять всю систему. Перед разработкой, нужно провести подготовку:

Создать централизованную базу данных компании
Укрепить связи между отделами
Обеспечить быстрый доступ к данным, которые будут использоваться в разработке
Максимально автоматизировать все задачи, чтобы не только упростить и ускорить процессы, но и исключить “человеческий фактор” в ошибках

Прийти к разработчику можно и до завершения этих процессов — тогда вам помогут подготовиться к разработке. Тем не менее можно подключить специалистов на любом этапе. Например, когда у вас уже есть ТЗ и нужна только команда. Или если корппортал уже есть, но нужно его доработать и улучшить.

Процесс разработки

Внутрикорпоративный интранет — это не сайт и не приложение, уровень сложности здесь максимальный. Даже если у компании есть разработчики, отсутствие опыта в области HR-tech может затянуть процесс и привести к ошибкам. Поэтому обычно компании обращаются к подрядчикам, таким, как Inostudio. Агентство помогает определиться с целями и правильно «кастомизировать» решение.

Некоторым подходят стандартные «коробочные» решения. Но чаще интранет разрабатывается специально под организацию. «Кастомный» портал обычно имеет простой интерфейс без отвлекающих элементов, использует корпоративные цвета и легко интегрируется с другими приложениями.

Как и разработка любого tech-решения, разработка корппортала включает аналитику, дизайн, программную реализацию и дальнейшее сопровождение. Перед тем, как приступить к работе, надо согласовать сроки, ТЗ, выбрать технические инструменты. При этом есть важные детали, которые команда без специфического опыта может не учесть. В случае с корпоративным порталом это:

Нагрузка. Нужно рассчитать количество пользователей, чтобы портал не «лег», когда подключится весь офис. Также важно предусмотреть и возможный рост штата.

Конкретный набор функций. Важная часть подготовки — выяснить потребности компании. Не всем компаниям, например, нужны инструменты для обработки больших массивов данных. Или расширенная аналитика: зачем она вам, если нет отдельного специалиста, который будет в ней разбираться?

Масштабирование. Большая ошибка — создавать корппортал без возможности масштабирования. В этом смысле нужно быть оптимистами и на этапе программирования заложить возможность расширить интранет.

Бюджет и сроки. Начиная самостоятельную разработку интранета, компании не всегда понимают, сколько это будет стоить и длиться. Разработка своими силами может затянуться и разочаровать. Агентства, которые реализовали сотни проектов в сфере HR Tech, рассчитают дедлайны и затраты с точностью до дней и тысяч рублей.

Преимущества корпортала для компании

Разработать корпоративный портал не так же легко, как добавить всех участников в простую готовую CRM-систему. И все же, современные компании продолжают в это вкладываться. Дело в результатах, которые приносит реализация корп портала.

У сотрудников появляется дополнительная мотивация. С помощью интранета можно вести рейтинг и внедрить геймификацию в процесс. Например, создаете систему наград за выполнение определенных задач.
Адаптировать новых сотрудников становится легче. Корпортал позволяет открывать для новеньких доступ к обучающим материалам и стандартам. Если что-то забыл — можно вернуться в базу данных и освежить знания. Никакой потерянности и неловкости. Так новички чувствуют заботу компании, что положительно сказывается на HR-бренде. Подробнее рассказали в статье https://inostudio.com/blog/articles-managment/sozdanie-korporativnogo-portala-dlya-obucheniya-personala/.
Команда начинает работать продуктивнее. Все коллеги в одном чате, поэтому вы можете совместно работать над общим документом и обсуждать вопросы голосом либо текстом. Запускать дополнительные программы не нужно, и отвлекаться на личные сообщения — тоже.
Общаться становится быстрее и удобнее, чем в мессенджерах. Можно прямо в чате добавить документ из базы знаний, получить уведомление о внесении правок, создать группу с ограниченным доступом.

Можно легко анализировать бизнес-процессы. Руководителям достаточно пары кликов, чтобы посмотреть, кто заходил в систему, кто говорил с клиентом, кем внесены последние правки, на каком этапе затрудняется взаимодействие. Так легко выявить и устранить слабые места.
Становится проще учитывать рабочее время. На корпоративный портал каждый входит под личным паролем. Поэтому руководители смогут быстро выявить нарушителей дисциплины: тех, кто опаздывает или уходит с рабочего места слишком рано.
Упрощается бухгалтерия. Вносить рабочие часы, отгулы, больничные и отпуски можно прямо на портале. Члены команды могут в любой момент зайти в программу и посмотреть — сколько часов они отработали, как учитываются переработки, как рассчитываются зарплаты. Это большой бонус для внутреннего HR-бренда.
Создается единое хранилище для документации. Корпортал помогает избавиться от проблем, связанных с большим количеством бумаг. Там есть общая база, где документы хранятся с учетом последних правок. Плюс видна история правок и кто вносил последние изменения в редакцию документа.

Рразвитие качественной корпоративной культуры — явный тренд на рынке труда. «Печеньками» и отпуском уже никого не удивить, соискатели ищут места, где можно будет работать продуктивно, а все побочные задачи будет автоматизированы. Тем более, что доля вакансий с удаленным режимом работы постоянно растет (в 2023-ем их стало в 2 раза больше, чем в 2022). Для большинства компаний интранет становится необходимостью.

И все же, многим достаточно стандартных решений. Если сомневаетесь, что вам нужна разработка корп портала, обратите внимание на эти признаки:

Количество сотрудников. Платные тарифы того же Битрикса позволяют подключать тысячи сотрудников. Но стоимость таких пакетов в долгосрочной перспективе сравнима с разработкой решения «под ключ». Если в организации более 100 человек, разработка своего корп портала будет выгоднее даже по деньгам.

Высокие требования к безопасности данных. Если вам важно избежать любых утечек, использовать общие CRM-ки может быть небезопасно.

Специфическая сфера деятельности. Многие компании годами мучаются и пытаются впихнуть свои уникальные бизнес-процессы в стандартный интерфейс. Часто такое случается в сфере производства, здравоохранения или работы с данными. В этом случае корп портал может быть спасением.

Как мотивировать сотрудников пользоваться корпоративным порталом

После разработки начинается самое «интересное». HR-менеджерам компании предстоит перевести коллектив в новую систему. Это не всегда происходит гладко. Иногда красочные презентации и занятия не приносят результата. Команда продолжает пересылать ссылки на GoogleDocs в мессенджерах и звонить в Zoom. Тут помогут наши советы:

собирайте обратную связь;
не перегружайте систему информацией;
обсуждайте нововведения с руководителями подразделений, объясняйте, зачем им тратить силы на перевод в интранет;
переносите рабочие инструменты в новую среду постепенно и с менее «чувствительных» мест (например, начните с документооборота, а не с графика смен);
подготовьте подробные видеоинструкции;
назначьте ответственного за техподдержку, внедрите всплывающие подсказки;
используйте игровые механики ( конкурсы, рейтинги по KPI)

Заключение

За последние два года бизнес столкнулся с рядом новых проблем. Увеличилась текучка, многие ищут только remote-работу, а затраты на каждого соискателя растут. В условиях современного рынка именно кандидат выбирает работодателя, а не наоборот.

Интранет-портал — это проявление заботы о сотрудниках, создание конкурентоспособного HR-бренда и обеспечение развития. Бонусом идут безопасность, ускорение документооборота и прозрачная отчетность (что важно в условиях усиливающегося надзора за налогами и бухгалтерией).